Conceptos, características y ejemplos carta, informe,circular, memorandun y oficio

CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios;
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan;
Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).
Características psicológicas
Posee una actitud cortés y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
Hay un receptor y un emisor.
 Características formales
Es larga y precisa.
Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
Busca dar información completa.
Características lingüísticas
•Utiliza frases largas.
•Recurre a un vocabulario exacto y cortés.....
•Usa oraciones completas organizadas correctamente. •No abrevia las palabras.
•Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
•Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes elementos:

• Encabezado: nombre, dirección y fecha del lugar y dia al que se dirige.

• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

• Exposición del asunto, con los temas pertinentes.

• Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

• Firma clara

La carta también se compone de:
Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
Remitente: es quien envia la carta.
 
EJEMPLO DE UNA CARTA

MEMORÁNDUM 

Definición
Memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está relacionado
El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia.   Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características de un memorándum
      - Se redacta en tercera persona.
      - Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
      - Utiliza  la construcción positiva.
      - no usa rodeos de palabras.
      - Las oraciones son directas y claras y cortas

La estructura del documento consta de las siguientes partes:
·         Nombre(s) de a quien se dirige
·         Nombre(s) del remitente(s)
·         Fecha
·         Asunto
·         Escrito redactado brevemente.
·         Firma(s)
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Ejemplo de un Memorándum

OFICIO

Definición

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

Características

1.     El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

2.    El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3.    Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

4.    Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5.    El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

6.    Trata un solo asunto.

7.    Se escribe siempre a máquina.

8.    Se extiende en original y duplicado.

Estructura

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas

8.-Firma y pos-firma.

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Tipos de oficio

Oficio Simple o Directo.-  Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio Múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).

EJEMPLO DE OFICIO:

INFORME

 

Definición

Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado

Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.

1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
2- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
5- Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse.
6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.
7- Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la exposición y la argumentación

Contenido de los informes
Los informes varían mucho en cuanto a su extensión y estructura, de acuerdo con la práctica de la organización para lo cual son escritos. Pero, básicamente, todos se ajustan a un contenido común que comprende:
a) Propósito: todo informe contiene una exposición declarada del propósito o finalidad con que se expresa (¿Para que?).
b) Método o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, técnica o método empleado en la recolección de datos o en la investigación, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la información que se le proporciona (¿Cómo?).
c) Hechos: Incluye también una descripción o narración de los hechos encontrados, en forma objetiva, lógica, clara y analítica (¿Qué?).
d) Análisis y discusión: La información que se proporciona debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor.
e) Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinión o el punto de vista del autor; o con una recomendación al lector para asociarlo en la decisión; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (¿Qué debe hacerse?).

Estructura del informeEstos contenidos suelen agruparse según las normas de las institución dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debería organizarse en la siguiente forma:

1- Cubierta: Autor(es), Título,: Lugar, Editorial, Año, Páginas.2- Tabla de Contenido: Sumario e índices.3- Cuerpo: Propósito - Método o procedimiento –Hechos – Análisis y discusión – Conclusiones, recomendaciones o solicitud.4- Apéndices: Bibliografía . Ilustraciones, gráficos o todo otro material complementario.
Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es corto, puede agregar do o más partes en una sola o prescindir de alguna.
Los informes largos, pueden dividirse en subtítulos para facilitar su lectura, comprensión y recordación. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designación o numeración:

Existen muchos tipos de informes según la función que se les da. Los principales son:
Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)
Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado académicamente según un método científico o técnico, es la expresión del resultado de esa investigación. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)
Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusión válida, fundada. 
Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero también pueden ser orales.

Comunicación Verbal y No verbal

Vídeo 1
Comunicación no verbal

Consiste en para-lenguajes, ilustraciones como los movimientos con las manos o movimientos corporales.
Puede ser escrita y todas las formas en las que no utilizas palabras concretas y firmes, to do es de gestos, movimientos, silbidos, etc.

https://www.youtube.com/watch?v=OuBaGHa4I1A



Vídeo 2
Comunicación Verbal

Consiste en la conversación que se tiene con terceros concretas y claras

  https://www.youtube.com/watch?v=G-W5c4wAMcI

Unidad 2, Tareas 2

Funciones de la comunicación.

La comunicación  tiene cuatro funciones primordiales dentro de una organización:
control, motivación, expresión emocional e información.

Cuando estos tienen que comunicar a su jefe inmediato cualquier queja relacionada con el trabajo, cumplir con la descripción de su puesto u obedecer las políticas de la empresa, la comunicación desempeña una función de control. 

Cuando grupos de trabajo molestan o hostigan a un miembro que produce demasiado, se están comunicando con el de manera informal y controlando su comportamiento.

La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio del cual los miembros expresan tanto frustraciones como sus sentimientos de satisfacción.

La ultima función de la comunicación consiste en facilitar la toma de decisiones.

Casi cualquier interacción de comunicación que se lleva a cabo en un grupo u organización desempeña una o mas de estas funciones, y ninguna de las cuatro es mas importante que las demás. 

Unidad 2, Tarea 1

Comunicación Organización.
La comunicación organizacional, es un proceso por el cual las actividades de una sociedad se recogen y se coordinan para alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de la organización misma. 

Comunicación Formal.

Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

Comunicación Informal.

Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

Carta de Presentacion

Apreciable Lic. Rodrigues


Como estudiante del Instituto Tecnológico de Tijuana, cursando la carrera de Contador Publico, con experiencia en estados financieros y balances generales, estoy muy interesada en la vacante como auxiliar contable que dio a conocer con carteles  en el plantel ya mencionado.


observara en el curriculum vitae  que anexo a este correo electrónico que, con el tiempo que llevo cursando la materia eh aprendido diferentes procesos de la contabilidad, tanto practicas, tareas, análisis e investigaciones que me a ayudado a aprender y entender mas sobre ello, agarrando experiencia intelectual para el puesto solicitado.

Estoy enterada de la visión que tiene la empresa para llevar una mejor coordinación y así lograr mejores ingresos y egreso de la empresa Linskin.



Puede localizarme al numero (664) 111-11-11, las 24 horas del día si así lo quiere para la entrevista y ver si las habilidades que poseo le sirven para un buen desempeño y desarrollo laboral para la empresa.


Agradezco de antemano su  amable consideración.

Jimena Jaramillo.  

Síntesis de ¨La comunicación efectiva¨

Síntesis de ¨La comunicación efectiva¨

1.  para evitar que haya barreras semánticas en la comunicación, tanto de quien viene como de lo que es, deben evitar expresiones con poca decisión, seguridad o firmeza, ser objetivos y hablar de las misma manera.


2. la fuente y los medios deben ser continuos de varios canales, marcar las partes mas importantes del mensaje hacerlo mas fácil con palabras para una mejor interpretación de contexto a informar para que no existan barreras físicas.

3.para evitar las barreras fisiológicas se deben utilizar otros canales tanto visuales, sensoriales y auditivos para poder realizar la comunicación de mejor manera. 

4. para superar las barreras psicológicas se deben de quitar prejuicios sociales, debe de tenerse tolerancia a las personas y tener una confianza mutua.

5. lo que es la estructura organizacional, al preparar tienes que tener un cuidado al hacer la comunicación, hacerla llamativa, saber escuchar, responder con actos; disminuir espacios dar 
oportunidades, reducir niveles jerárquicos, aumentar la organización, crear proyectos de relaciones humanas y ser solidarios y así se evita las barreras administrativas.
  

¿En que situación adopto una conducta no afirmativa?

*Cuando una persona comete algún error afectándonos y les guarnamos rencor.
*cuando en mi casa me mandan mis padres limpiar mi cuarto, ayudar en casa, me piden que haga tarea o que valla por mandados a la tienda, etc. y me la paso quejándome por todo eso.
*cuando creo saber lo que la otra gente piensa.
*cuando creen que el mundo gira alrededor de uno, creyéndote el centro de atención.
*al mentir a corto o largo plazo ya que la mentira siempre sale a flote.
*echándole la culpa a los demás de nuestros errores o problemas.
*el se egoista